Papirarkiv

Først noe generelt om papirarkiv. Lenke til veileder i deponering av papirarkiv og foto

 

• Administrative arkiv
  Deponering av administrative arkiv skal avtales mellom arkivtjenesten og IKA Kongsberg. Arkivleder, eller annen person med delegert myndighet, skal koordinere deponeringer fra virksomheter i sin kommune/fylkeskommune. Alle virksomheter bes ta kontakt med sin arkivtjeneste når deponering av eldre og avsluttet arkiv er ønskelig.
  • Les veileder for deponering av papirarkiver i forkant av deponeringsprosessen
  • Ta kontakt med IKA Kongsberg for avklaring av eventuelle spørsmål
  • Send inn skjema med melding om behov for deponering
  • Sørg for at materialet tilfredsstiller minstekravet for deponering
  • Deponeringslister utarbeides for det materialet som ønskes deponert
  • Nedpakking kan påbegynnes etter at deponeringslister er godkjent
  • Pakkeliste utarbeides og egenerklæringsskjema fylles ut
  • Arkivene er klare for deponering, og transporteres til IKA Kongsberg
  • Kommunen har ansvar for transport og for å få materialet inn i mottak
  • IKA Kongsberg pakker ut og gir tilbakemelding på deponeringen

  Ordning
  Vi skiller mellom grovordning og finordning. Grovordede arkiver er sortert på arkivskaper og i riktig rekkefølge innad i hver serie og merket etter kravene, slik at innsynsforespørsler greit kan betjenes fra første dag. Ved finordning blir innholdet i alle bokser, og ofte også i mapper, gjennomgått. Alt papir og dokumentasjon som ikke skal bevares blir tatt ut. Plast, binders, stifter og annet som ikke hører hjemme i arkivet blir fjernet.

  • Finordning inngår som en del av tjenestetilbudet/eiertilskuddet, og materialet som deponeres behøver ikke være finordnet
  • Minstekravet ved deponering er at materialet er grovordnet

 

• RettighetsdokumentasjonDeponering
  Deponering av rettighetsdokumentasjon skal avtales mellom arkivtjenesten og IKA Kongsberg. Arkivleder, eller annen person med delegert myndighet, skal koordinere deponeringer fra sin kommune/fylkeskommune. Alle virksomheter bes ta kontakt med sin arkivtjeneste når deponering av eldre og avsluttet arkiv er ønskelig.
  • Les veileder for deponering av papirarkiver i forkant av deponeringsprosessen
  • Ta kontakt med IKA Kongsberg for avklaring av eventuelle spørsmål
  • Send inn skjema med melding om behov for deponering
  • Sørg for at materialet tilfredsstiller minstekravet for deponering
  • Deponeringslister utarbeides for det materialet som ønskes deponert
  • Nedpakking kan påbegynnes etter at deponeringslister er godkjent
  • Pakkeliste utarbeides og egenerklæringsskjema fylles ut
  • Arkivene er klare for deponering, og transporteres til IKA Kongsberg
  • Kommunen har ansvar for transport og for å få materialet inn i mottak
  • IKA Kongsberg pakker ut og gir tilbakemelding på deponeringen

   

  Ordning
  Ordning av arkivmateriale kategoriseres i grovordning og finordning. Grovordning tilsier at all dokumentasjon ligger i mapper som er merket med navn og evt. fødselsdato. Alternativt at dokumentene er lagt etter et system som gjør det enkelt å finne dokumentasjon tilhørende en spesifikk person. Arkivskaper er definert og boksene er merket med identifiserende innhold. Finordning tilsier at innholdet i alle mapper er gjennomgått. All arkivuverdig dokumentasjon, plast, binders og stift er fjernet.

  • Finordning inngår som en del av tjenestetilbudet/eiertilskuddet, og materialet som deponeres behøver ikke være finordnet
  • Minstekravet ved deponering er at materialet er grovordnet

  Arkivseriene som deponeres prioriteres med tanke på hvilke det utarbeides navnelister på. Listeføring inngår som del av tjenestetilbudet/eiertilskuddet